Klanten en projecten uit Simplicate synchroniseren naar Offsoo

Een deel van de kantoren die met Offsoo plannen, houdt de klantrelatie in Simplicate bij. Dat werkte, maar het betekende twee klantenlijsten: een nieuwe klant in Simplicate moest ook in Offsoo worden aangemaakt, en een klant die stopte, moest op twee plekken worden afgesloten.

De Simplicate-koppeling haalt dat weg. Klanten en projecten komen uit Simplicate en blijven daar beheerd; Offsoo neemt ze over en gebruikt ze in de planning en de urenregistratie.

Wat er wordt overgenomen

De koppeling synchroniseert klanten en projecten. Bij het inrichten wordt vastgelegd wat er verder met die gegevens moet gebeuren:

• Actie bij een nieuwe klant — wat Offsoo doet zodra er in Simplicate een relatie bij komt.
• Actie bij een inactieve klant — wat er gebeurt met een relatie die in Simplicate niet meer actief is, zodat de planning niet volloopt met dossiers die niet meer bestaan.
• Relatiebeheerder koppelen — de relatiebeheerder uit Simplicate wordt overgenomen als medewerker in Offsoo.
• Relatiesoort als tag — het soort relatie komt als tag op de klant te staan, waarmee er in het planningsoverzicht op te filteren is.
• Eigen velden koppelen — aangepaste velden uit Simplicate worden aan velden in Offsoo gekoppeld, inclusief een mapping voor de mogelijke waarden.
• Simplicate-URL in de klantnotitie — een directe link terug naar de relatie in Simplicate, zodat de andere kant altijd één klik weg is.
• Taak toewijzen — de taken die uit de synchronisatie voortkomen, kunnen aan een of meer medewerkers worden toegewezen.

Wat het oplevert

Het belangrijkste effect is niet tijdwinst bij het invoeren, maar dat er geen twee versies van de waarheid meer zijn. Een adreswijziging of een nieuwe relatie hoeft maar op één plek te gebeuren, en de planning werkt met dezelfde klantnamen en dezelfde nummers als het CRM.

Voor kantoren die de rolverdeling scherp willen: Simplicate blijft de plek voor de relatie, Offsoo is de plek voor het terugkerende werk dat voor die relatie moet gebeuren.

Wat er niet verandert

De koppeling raakt de klantgegevens, niet het werk zelf. De activiteiten, de frequenties, de behandelaars en de handelingen worden nog steeds in Offsoo ingericht — dat is precies het deel waar een generiek CRM niet in voorziet.

Ook de KvK-koppeling blijft gewoon werken voor kantoren die geen Simplicate gebruiken; die staat voor alle klanten standaard aan.

Inrichten

De koppeling staat onder Instellingen, tabblad Koppelingen, naast de API-tokens en de MCP-koppeling. Voor het inrichten zijn het Simplicate-subdomein en de bijbehorende authenticatiegegevens nodig; daarna worden per onderdeel de bovenstaande opties gekozen.

Start een gratis proefperiode van 14 dagen of plan een demo om de koppeling samen door te nemen.