Klantgegevens die zichzelf bijhouden: de KvK-koppeling

Klantgegevens verouderen stil. Een klant verhuist, wijzigt een statutaire naam of zet de rechtsvorm om, en meldt dat wel bij de Kamer van Koophandel — maar niet altijd bij het kantoor. Meestal blijkt het pas op het moment dat er post terugkomt of een bevestiging naar een oud adres gaat.

De KvK-koppeling in Offsoo lost dat op aan de bron. Ze is geen module die aangezet moet worden en staat niet tussen de koppelingen in de instellingen: ze staat voor alle klanten standaard aan.

Wat handmatig bijhouden in de praktijk kost

Het probleem is niet de handeling zelf — een adres wijzigen duurt een minuut. Het probleem is dat niemand weet wanneer die minuut nodig is.

• Wijzigingen worden niet gemeld. Een adreswijziging is voor een klant geen nieuws dat het kantoor moet weten.
• Het staat op meerdere plekken. Wat op één plek wordt bijgewerkt, veroudert op de andere.
• Nieuwe klanten worden overgetypt. Naam, adres, KvK-nummer en rechtsvorm uit een uittreksel overnemen is precies het soort werk waarin typefouten ontstaan.

Een nieuwe klant aanmaken

Bij het toevoegen van een klant volstaat de bedrijfsnaam. In het naamveld zit een zoekfunctie die het handelsregister raadpleegt; bij het kiezen van het juiste resultaat worden de bedrijfsgegevens overgenomen — naam, adres, KvK-nummer en wat er verder bekend is.

De velden eromheen blijven gewoon invulbaar: klantnummer, btw-nummer, OB-nummer en IBAN staan in hetzelfde scherm, net als de contactgegevens en de periode waarin de klant klant is.

Dat scheelt niet alleen tijd, het scheelt vooral de fouten die bij de eerste invoer ontstaan en daarna jaren blijven staan.

Bijgewerkt blijven

Zodra een klant aan het handelsregister is gekoppeld, blijven de bedrijfsgegevens bij. Wijzigingen in adres of naam komen zonder tussenkomst in het klantdossier terecht.

Omdat het klantdossier naast de planning en de uren staat, werkt dat door in alles wat aan die klant hangt: de activiteiten in de planning, de geschreven uren en de contactgegevens die tijdens een telefoongesprek worden opgezocht.

Wat de koppeling niet doet

Het handelsregister bevat de openbare bedrijfsgegevens, en niet meer dan dat. Contactpersonen, notities, tags, de afspraak over aanlevering en de bedrijfsstructuur die het kantoor zelf vastlegt, blijven eigen invoer — dat is de kennis die het kantoor opbouwt en die in het klantdossier hoort.

Het is dus geen vervanging van klantbeheer, maar het weghalen van het deel dat elders al wordt bijgehouden.

Wat het oplevert

• Minder invoer bij het aanmaken van klanten, en geen overtypfouten.
• Actuele bedrijfsgegevens zonder dat iemand er periodiek achteraan gaat.
• Eén klantenbestand in plaats van een versie per systeem.
• Minder van het soort fouten dat pas zichtbaar wordt wanneer er iets misgaat: post naar een oud adres, een bevestiging op een verouderde naam.

Start een gratis proefperiode van 14 dagen of bekijk het klantbeheer.