Wat planningsoftware kost voor een accountantskantoor

"Wat kost het?" is bij software zelden een vraag naar één bedrag. Een licentieprijs per gebruiker is makkelijk te vinden; wat een kantoor er uiteindelijk aan kwijt is, hangt af van het aantal medewerkers, de modules die daadwerkelijk worden gebruikt, en de tijd die de inrichting kost. Hieronder staat wat die posten in de praktijk zijn, met een rekenvoorbeeld per kantoorgrootte.

De licentie

Offsoo rekent per kantoor een basisbedrag voor één gebruiker en daarnaast een bedrag per extra gebruiker. Er zijn twee samenstellingen:

• Planning — €64,95 per maand voor de eerste gebruiker, €12,95 per extra gebruiker.
• Planning en urenregistratie — €74,95 per maand voor de eerste gebruiker, €15,95 per extra gebruiker. Dit is de meest gekozen samenstelling.

Het abonnement is maandelijks opzegbaar en de actuele bedragen staan op de tarievenpagina.

Rekenvoorbeeld per kantoorgrootte

Uitgaande van Planning:

• Kantoor met 3 medewerkers — €64,95 + 2 × €12,95 = €90,85 per maand, ongeveer €1.090 per jaar. Neerkomend op zo'n €30 per medewerker per maand.
• Kantoor met 6 medewerkers — €64,95 + 5 × €12,95 = €129,70 per maand, ongeveer €1.556 per jaar, of zo'n €22 per medewerker per maand.
• Kantoor met 12 medewerkers — €64,95 + 11 × €12,95 = €207,40 per maand, ongeveer €2.489 per jaar, of zo'n €17 per medewerker per maand.

Omdat alleen de eerste gebruiker het basisbedrag draagt, daalt de prijs per medewerker naarmate een kantoor groeit. Dat is de omgekeerde beweging van pakketten die per gebruiker een vast tarief rekenen.

Urenregistratie erbij kost €10 meer voor de eerste gebruiker en €3 per extra gebruiker: op een kantoor met zes medewerkers komt dat neer op €25 per maand.

De kosten die niet op de factuur staan

Twee posten worden bij een softwarekeuze structureel onderschat.

Inrichting. Klanten, activiteiten en frequenties moeten één keer worden vastgelegd. Voor een kantoor met een paar honderd dossiers is dat een kwestie van uren, niet van weken — de klantenlijst komt via een import binnen en de terugkerende activiteiten worden per soort werk ingericht in plaats van per klant. Reken op een halve tot een hele dag, verspreid over een paar sessies.

Gewenning. De eerste ronde in nieuwe software gaat langzamer dan in een vertrouwde spreadsheet. Dat effect is reëel en tijdelijk; het duurt meestal één periode. Een kantoor dat midden in de jaarwerkpiek overstapt, maakt het zichzelf onnodig moeilijk — de rustigste maand is het goedkoopste moment.

Wat er níét bij komt: aanschafkosten, installatie, onderhoud of een verplicht implementatietraject.

Waar het tegenover staat

De opbrengst van planningsoftware is lastiger in één getal te vangen dan de kosten, maar drie posten zijn concreet genoeg om na te rekenen op het eigen kantoor.

• Niet-geschreven uren. Uren die achteraf uit het geheugen worden gereconstrueerd, vallen vrijwel altijd lager uit dan wat er werkelijk aan is besteed. Twee uur per medewerker per maand is een voorzichtige aanname; bij een uurtarief van €85 is dat op een kantoor met zes medewerkers al meer dan €12.000 per jaar.
• Werk dat dubbel wordt gedaan. Een taak die twee keer wordt opgepakt omdat niet zichtbaar was dat een collega hem al had afgerond, kost niets aan licentie en veel aan tijd.
• Overwerk uit onzichtbaarheid. Een maand die te vol is ingepland, is vooraf te herkennen en achteraf alleen nog op te lossen met avonden.

Een terugverdientijd is per kantoor anders. De rekensom is wel steeds dezelfde: het jaarbedrag van de licentie afzetten tegen het aantal uren dat een kantoor maandelijks kwijt is aan lijstjes bijhouden, status navragen en werk herverdelen.

Waar op te letten bij het vergelijken

Prijzen van pakketten zijn zelden één op één te vergelijken. Deze punten maken het verschil:

• Per gebruiker of per kantoor? Bij een tarief per gebruiker groeit de rekening lineair mee met het team.
• Wat zit er in de basis? Urenregistratie, klantbeheer en rapportages zijn bij sommige pakketten losse modules.
• Contractduur. Maandelijks opzegbaar of een jaarcontract met opzegtermijn — dat verschil telt zwaarder dan een paar euro per maand.
• Kosten voor inrichting of migratie. Vraag expliciet of een implementatietraject verplicht is.
• Eruit komen. Een export van klanten, uren en planning naar Excel, CSV of PDF moet vanzelfsprekend zijn. Data die niet mee kan, maakt de volgende keuze duurder.

Eerst proberen

De goedkoopste manier om een prijs te beoordelen is hem naast het eigen werk leggen. De proefperiode van Offsoo duurt 14 dagen, vraagt geen betaalgegevens en bevat een demo-omgeving met voorbeelddata, zodat er iets te zien is voordat de eigen klantenlijst erin staat.

Start een gratis proefperiode, bekijk de tarieven of plan een demo.