Vergelijking7 juni 20234 min lezen
Bijna elk administratiekantoor is met Excel begonnen, en met goede reden. Een spreadsheet is gratis, direct beschikbaar en kent geen leercurve. Voor het vastleggen van een klantenlijst met de bijbehorende deadlines is het een prima instrument.
Het knelt pas op het moment dat de spreadsheet iets anders gaat doen dan vastleggen: zodra hij de planning van het hele kantoor moet dragen. Dan wordt van een bestand verwacht dat het meerdere mensen tegelijk bedient, dat het onthoudt wat er vorige periode is gebeurd en dat het laat zien wat er nog openstaat. Dat is niet waar een spreadsheet voor gemaakt is.
Om de vergelijking eerlijk te houden: er zijn dingen waarin een spreadsheet moeilijk te verslaan is.
Die drie eigenschappen verklaren waarom een planning in Excel begint. Ze verklaren ook waarom het lastig is om ermee te stoppen.
Er is nooit één versie. Zodra het bestand wordt gedeeld, gemaild of lokaal geopend, ontstaan er varianten. De vraag "welke is nu de laatste?" is het eerste symptoom.
Wijzigingen laten geen spoor na. Een status die is aangepast, een deadline die is verschoven, een naam die is vervangen: achteraf is niet te achterhalen wie wat wanneer heeft gedaan, of om welke reden.
Vinkjes betekenen niet voor iedereen hetzelfde. In de ene kolom staat "klaar" voor verwerkt, in de andere voor ingediend. Wat er werkelijk nog openstaat, kost een rondgang langs collega's.
Herhaling is handwerk. Elke periode opnieuw kopiëren, kolommen leegmaken en de klantenlijst controleren. Dat is het werk dat het minst oplevert en het vaakst wordt gedaan.
Rechten bestaan niet. Wie het bestand kan openen, kan alles zien en alles wijzigen — ook per ongeluk.
In een spreadsheet is een kwartaalronde een tabblad dat elk kwartaal opnieuw wordt gemaakt. In Offsoo is het een activiteit die per klant terugkeert met een frequentie: per maand, per kwartaal, per vier weken, per half jaar, per jaar of een zelf gekozen reeks maanden. Die verschijnt vanzelf in het juiste tijdvak, met de behandelaar, de geplande uren en de handelingen er al bij.
Een cel met een kleurtje is een afspraak tussen collega's. Een status in de planning is een eigenschap van het werk: vrij in te richten per kantoor, gelijk voor iedereen, en filterbaar. Wat er in de laatste week nog openstaat, is dan een filter in plaats van een inventarisatie.
In Excel staan geplande uren en geschreven uren in aparte bestanden, als ze er al staan. In Offsoo hangen ze aan dezelfde activiteit, waardoor per klant zichtbaar wordt wat het werk kostte tegenover wat ervoor stond. Dat is de basis voor zowel capaciteitsplanning als tariefstelling.
Adressen, contactpersonen en KvK-gegevens in een spreadsheet verouderen vanaf het moment dat ze zijn ingevoerd. In Offsoo staan ze in het klantdossier, gekoppeld aan de planning en de uren, en houdt de KvK-koppeling de basisgegevens actueel.
De spreadsheet-planning zit deels in het bestand en deels in het hoofd van degene die hem bijhoudt. Bij ziekte of vertrek verdwijnt dat tweede deel. Wanneer de status, de handelingen en de tijdlijn met eerdere opmerkingen per activiteit vastliggen, kan iemand anders het werk oppakken zonder eerst een uur te moeten vragen.
Niet elk kantoor heeft planningsoftware nodig. Voor een eenmanskantoor met een overzichtelijk klantenbestand, waar één persoon alles behandelt en er niets hoeft te worden overgedragen, doet een spreadsheet prima zijn werk. De grens ligt ergens rond het moment dat er een tweede behandelaar bij komt, of dat het aantal terugkerende activiteiten groter wordt dan wat iemand uit zijn hoofd kan controleren.
Twee signalen die er in de praktijk op wijzen dat die grens gepasseerd is: er wordt structureel tijd besteed aan het bijwerken van het bestand zelf, en er is minstens één keer werk dubbel gedaan of vergeten omdat de laatste stand niet zichtbaar was.
Minder dan meestal gedacht. De klantenlijst uit de spreadsheet is de basis en gaat via een import mee. De terugkerende activiteiten worden per soort werk ingericht — btw, loon, jaarwerk — en niet per klant afzonderlijk. Voor een kantoor met een paar honderd dossiers is dat een kwestie van uren, verspreid over een paar sessies. De stappen staan beschreven in vier stappen aan de slag.
Wat blijft: Excel wordt niet afgeschaft. Voor analyses, exports en eenmalige berekeningen blijft het bruikbaar — Offsoo exporteert uren, klanten en planning naar Excel, CSV en PDF. Alleen de rol van kantoorplanning gaat eraf.
Start een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder betaalgegevens, of plan een demo.
Start vandaag met een gevulde demo-omgeving, of plan een demo met het team.
