In vier stappen aan de slag met Offsoo

De grootste drempel bij nieuwe planningsoftware is zelden de prijs of de functionaliteit. Het is de gedachte aan de inrichting: het idee dat er wekenlang gegevens moeten worden overgezet voordat er iets werkt.

Dat valt in de praktijk mee, omdat het meeste werk niet per klant gebeurt maar per soort werk. Hieronder staan de vier stappen van proefperiode naar een gevulde maand- en jaarplanning, met per stap wat er nodig is en hoe lang het ongeveer duurt.

Stap 1 — De proefperiode starten

Aanmelden duurt een paar minuten en geeft 14 dagen toegang, zonder betaalgegevens en zonder verplichtingen. De omgeving wordt automatisch gevuld met demo-gegevens, zodat er meteen iets te zien is: een gevulde planning laat sneller zien wat een kantoor eraan heeft dan een leeg scherm.

Nodig: een e-mailadres. Tijd: enkele minuten.

Stap 2 — De omgeving inrichten

De demo-gegevens zijn met één handeling te verwijderen zodra de eerste indruk er is. Wat blijft staan is de standaardstructuur voor maand- en jaarplanning: de indeling waarmee de meeste kantoren werken, als vertrekpunt in plaats van een leeg raster.

Dit is het moment voor de enige inhoudelijke beslissing van de hele inrichting: welke soorten werk komen op dit kantoor terug, en met welke frequentie. btw per kwartaal, loonaangifte per maand, jaarwerk per jaar, plus wat er kantoorspecifiek bij hoort. Die lijst is meestal korter dan verwacht — tien tot vijftien activiteiten dekken het merendeel van het werk.

Nodig: een overzicht van de terugkerende activiteiten. Tijd: een half uur tot een uur.

Stap 3 — Klantgegevens importeren

De klantenlijst komt binnen via een import uit Excel of CSV. De opbouw van dat bestand maakt niet uit: per kolom wordt aangegeven welk gegeven erin staat en of het meegenomen moet worden. Een bestaande planningsspreadsheet is daarmee vrijwel altijd bruikbaar als bron.

Daarna is het aan te raden om per klant het KvK-nummer te koppelen, zodat de basisgegevens vanzelf actueel blijven — hoe dat werkt staat in de KvK-koppeling.

Nodig: een export van de klantenlijst. Tijd: een kwartier tot een half uur.

Stap 4 — De maand- en jaarplanning vullen

Nu staan de klanten erin en zijn de activiteiten bekend; wat rest is het koppelen van de twee. Dat gebeurt in bulk vanuit de instellingen, waarbij meerdere activiteiten tegelijk kunnen worden geselecteerd met de SHIFT- of CTRL-toets.

• In de maandplanning krijgt een activiteit een frequentie, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal.
• In de jaarplanning wordt een maand of week gekozen waarin het werk gepland staat.
• Aan elke activiteit kunnen uren worden gekoppeld, zodat er inzicht ontstaat in de verdeling van werk over medewerkers en over het jaar.

Dat laatste is de stap die het vaakst wordt overgeslagen en het meeste oplevert. Zonder uren is de planning een lijst; met uren is het een capaciteitsplanning.

Nodig: de verdeling over behandelaars en een urenverwachting per activiteit. Tijd: één tot twee uur.

Wat er daarna nog bij komt

Met deze vier stappen is de planning gevuld en werkt het kantoor ermee. Wat daarna in eigen tempo volgt: de urenregistratie in gebruik nemen, het klantdossier aanvullen met contactpersonen en afspraken, en de mobiele app installeren voor het werk buiten kantoor.

Het beste moment om over te stappen

De rustigste maand. Een overstap tijdens de jaarwerkpiek of vlak voor een aangiftedeadline maakt het onnodig zwaar — niet omdat de inrichting lang duurt, maar omdat de eerste periode in nieuwe software altijd iets langzamer gaat. Dat effect duurt meestal één periode.

Kantoren die nu in een spreadsheet plannen, hebben het meeste voorwerk al gedaan: de klantenlijst en de verdeling bestaan al. Wat verandert, is dat ze niet meer met de hand hoeven te worden bijgehouden. Het verschil staat in Offsoo vs Excel.

Start een gratis proefperiode of plan eerst een demo om de inrichting samen door te nemen.