Vergelijking13 augustus 20253 min lezen
"Offsoo of Exact Online" is een vraag die vaker wordt gesteld dan hij zou moeten, want de twee doen iets anders. Exact Online is boekhoudsoftware: het verwerkt de administratie van klanten. Offsoo gaat over de administratie van het kantoor zelf — welk werk er voor welke klant openstaat, wie het doet en hoeveel tijd het kost.
Het onderscheid klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk lopen die twee dingen door elkaar. Veel kantoren proberen de eigen planning onder te brengen in de software waarin ze toch al de hele dag werken. Dit artikel gaat over waarom dat maar tot op zekere hoogte werkt.
Boekhoudpakketten hebben in de loop der jaren functies gekregen die op kantoorwerk lijken: projecten, uren, abonnementen op terugkerende facturatie. Voor een kantoor dat al met zo'n pakket werkt, ligt de gedachte voor de hand om de eigen planning daar ook in te zetten. Eén systeem minder, één inlog minder.
Dat gaat goed zolang het over facturabele uren per project gaat. Het loopt vast op het moment dat de planning van het kantoor zelf erin moet.
Terugkerend ritme per klant. De kern van kantoorwerk is niet het project maar de herhaling: btw per kwartaal, loon per maand, jaarwerk per jaar, met per klant een eigen frequentie en uitzonderingen. In de planning van Offsoo is dat een activiteit die vanzelf terugkomt in het volgende tijdvak, inclusief behandelaar, geplande uren en handelingen. In een projectstructuur is het een reeks die telkens opnieuw wordt aangemaakt.
Capaciteit per medewerker. De vraag "past het werk van april in de beschikbare uren van april" is een andere vraag dan "is dit project binnen budget gebleven". Daar zijn geplande uren per activiteit voor nodig, afgezet tegen contracturen minus verlof en afwezigheid.
Kantoorbrede status. Wie in de laatste week van een aangiftetijdvak wil weten wat er nog openstaat, wil dat over alle klanten heen zien — niet per dossier. Dat vraagt om een raster van klanten en activiteiten, met een status die voor iedereen hetzelfde betekent.
Offsoo verwerkt geen boekhoudingen, doet geen aangiften en maakt geen jaarrekeningen. Dat blijft in de vakapplicaties gebeuren. Wat Offsoo toevoegt, is de laag eromheen: welk werk er klaarstaat, bij wie het ligt, in welke status het zit en hoeveel uur eraan is besteed.
Voor een kantoor betekent dat meestal: het boekhoudpakket blijft, de planning verhuist uit Excel of uit de projectenmodule naar een omgeving die voor dat doel is gebouwd. Wat er in Offsoo staat, is te exporteren naar Excel, CSV en PDF — bijvoorbeeld voor de urenverantwoording richting de facturatie.
Ook hier geldt niet dat er per se iets bij moet. Een kantoor waar één of twee mensen werken, waar alle uren aan facturabele projecten hangen en waar niets tussen collega's hoeft te worden overgedragen, redt het prima met de urenfunctie van het bestaande pakket.
De grens ligt bij het moment dat er vragen ontstaan die het pakket niet kan beantwoorden: hoeveel btw-aangiften staan er deze week nog open, wie zit er in mei boven zijn uren, welke dossiers zijn twee keer doorgeschoven. Dat zijn planningsvragen, geen boekhoudvragen.
De praktische toets: als de vraag "wat staat er deze week nog open" nu wordt beantwoord met een spreadsheet naast het boekhoudpakket, dan is dat de plek waar een planningslaag iets toevoegt.
Start een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder betaalgegevens, of plan een demo.
Start vandaag met een gevulde demo-omgeving, of plan een demo met het team.
