Planning14 oktober 20266 min lezen
Doorlooptijd is het aantal dagen tussen het moment dat een dossier in beweging komt en het moment dat het is afgerond. Bewaken betekent niet achteraf een gemiddelde uitrekenen, maar per activiteit een maximum afspreken — bijvoorbeeld drie maanden voor een jaarrekening — en zien welke dossiers dat maximum voorbij zijn terwijl ze nog openstaan.
Het is november, de partners zitten bij elkaar. "De jaarrekeningen duren lang dit jaar," zegt iemand, en iedereen knikt. Niemand weet of het om drie dossiers gaat of om dertig, en of ze vastzitten bij de klant, bij de controle of nergens in het bijzonder. Het gevoel klopt vaak. Maar een gevoel is geen lijst.
Doorlooptijd is geen werktijd. Een jaarrekening waar zes uur aan gewerkt is, kan negen weken openstaan: twee weken wachten op stukken, een week werk, drie weken op de stapel voor controle, nog drie weken bij de klant ter goedkeuring. De uren in de urenregistratie zeggen hoeveel het dossier kostte; de doorlooptijd zegt hoe lang de klant op het resultaat wachtte.
Twee keuzes bepalen het getal:
Wie een paar lange dossiers naloopt, ziet meestal hetzelfde: het meeste van de doorlooptijd is wachten, geen werk. Drie wachtplekken komen op bijna elk kantoor terug.
Wachten op de klant. De administratie is niet compleet, er ontbreekt een bankafschrift of een taxatierapport. Het dossier staat open, maar er kan niets mee.
Wachten op controle. Het werk is af, de controlerend accountant of de collega die meekijkt heeft het nog niet opgepakt. Hier stapelt het zich in het najaar het snelst op, omdat één persoon de controle voor meerdere behandelaars doet.
Wachten op goedkeuring. Het concept ligt bij de klant. Het is extern, maar het telt wel: de jaarrekening is pas af als ze is vastgesteld.
Een status per stap maakt dat onderscheid zichtbaar. Een dossier dat al zes weken op "ter goedkeuring klant" staat, vraagt om een telefoontje van de relatiebeheerder, niet om een extra behandelaar.
Doorlooptijd bewaken begint met de afspraak wat normaal is. Die verschilt per activiteit: voor een btw-aangifte is twee weken lang, voor een jaarrekening kan drie maanden redelijk zijn. Het gaat er niet om dat het maximum streng is, maar dat het bestaat — zonder grens is er geen moment waarop een dossier opvalt.
Een goede eerste waarde is wat het kantoor zelf al als "te lang" voelt. Na een seizoen is er genoeg historie om het bij te stellen.
In Offsoo staat daarvoor op het dashboard het blok Doorlooptijd bewaken. Per activiteit is een maximale doorlooptijd in te stellen, in dagen, weken of maanden. Het blok toont daarna elk dossier dat:
Per regel staan de klant, de activiteit, het aantal dagen en de huidige status, met het oudste dossier bovenaan. Een klik opent het in de planning, waar de tijdlijn laat zien wie wanneer welke status zette. Een dossier zonder status staat er niet in: dat is nog niet gestart, en wat nog niet gestart is, laat de planning zelf zien.
Het blok komt op het dashboard via Dashboard wijzigen, waar het in de lijst staat als Planning: doorlooptijd bewaken. De maxima stelt elke medewerker zelf in: een kantoormanager die alle jaarrekeningen volgt en een behandelaar die vooral de btw in de gaten houdt, kiezen elk hun eigen activiteiten. De lijst zelf toont de dossiers van het hele kantoor, niet alleen die van de medewerker die kijkt.
De lijst op het dashboard is bedoeld om in te grijpen. Voor de terugblik — hoe lang duurde een jaarrekening vorig jaar gemiddeld, en verschilt dat per behandelaar of per maand — is een andere vraag nodig.
Die vraag is te stellen aan een AI-assistent via de MCP-koppeling. De assistent rekent de doorlooptijd van afgeronde dossiers uit: gemiddeld, kortst en langst, per activiteit, per behandelaar of per periode. Het startpunt is daarbij te kiezen. "Van administratie ontvangen tot afgerond" haalt de weken waarin op de klant werd gewacht eruit, en laat zien hoe lang het kantoor zelf over een dossier doet.
De koppeling leest alleen en volgt de rechten in Offsoo: wie geen inzage heeft in de planning van collega's, krijgt van de assistent ook alleen de eigen cijfers.
Een gemiddelde doorlooptijd per behandelaar is verleidelijk om naast elkaar te zetten, en misleidend als dat zonder context gebeurt. Wie de complexe holdingstructuren doet, heeft vanzelf langere doorlooptijden dan wie de eenmanszaken behandelt. Het getal zegt waar dossiers stilliggen, niet wie er traag is.
De bruikbaarste vragen zijn daarom vragen over de stap, niet over de persoon: welke status houdt het langst stand, en ligt dat aan de klant, aan de controle of aan de planning? Dat laatste is vaak het geval wanneer het jaarwerk zich in een paar maanden opstapelt — een patroon dat in het jaarwerk verdelen over het jaar verder is uitgewerkt.
De doorlooptijd telt in kalenderdagen, niet in werkdagen; een kerstweek telt mee. Offsoo stuurt klanten geen herinnering en zet geen dossier door naar een collega. En het getal is zo goed als de statussen erachter: een team dat een dossier pas op afgerond zet als het al weken de deur uit is, meet iets anders dan het denkt te meten.
Bij de eerste status die een dossier krijgt, niet bij de maand waarin het gepland staat. Een jaarrekening die in maart gepland staat maar pas in mei wordt opgepakt, heeft in april nog geen doorlooptijd.
Nee, in kalenderdagen. Feestdagen en vakanties tellen mee.
Ja. De instellingen van het blok Doorlooptijd bewaken gelden per medewerker, zodat iedereen de activiteiten volgt die voor hem of haar relevant zijn.
Nee. Het blok toont de dossiers van alle klanten die over hun maximum zijn, ongeacht wie de behandelaar is. Per regel staat de status, en een klik opent het dossier met de tijdlijn.
Niet op het dashboard; dat toont de openstaande dossiers die over hun maximum zijn. Het gemiddelde over afgeronde dossiers is op te vragen via een AI-assistent met de MCP-koppeling.
Start een gratis proefperiode van 14 dagen of plan een demo.
Start vandaag in een gevulde proefomgeving, of plan een demo met het team.
