Product25 mei 20234 min lezen
Offsoo is software voor het werk van het kantoor zelf: welke activiteiten er voor welke klant openstaan, wie ze doet, in welke status ze zitten en hoeveel tijd ze kosten. Het is geen boekhoudsoftware, geen aangiftesoftware en geen facturatiepakket — die blijven waar ze zijn.
Dat klinkt als een beperking en is bedoeld als een keuze. Het terugkerende werk van een administratiekantoor is een eigen probleem, met een eigen ritme, en het valt slecht te vangen in een projectmodule of een generiek takenbord.
Het hart van Offsoo bestaat uit twee rasters van klanten en activiteiten.
De maandplanning bevat het periodieke werk — financiële administratie, omzetbelastingaangifte, salarisverwerking, aangifte loonheffingen. Per klant en per activiteit staat daar een frequentie bij: per maand, per kwartaal, per vier weken, per half jaar, of een zelf gekozen reeks maanden. Een klant met kwartaalaangifte verschijnt dus in januari, april, juli en oktober; de buurman met maandaangifte in alle twaalf. Per maand is af te lezen hoeveel er af is — "671 van de 793 afgerond", met per activiteit een eigen percentage.
De jaarplanning werkt per boekjaar en bevat het jaarlijkse werk: jaarafsluiting, jaarrekening, KvK-publicatie, vennootschapsbelasting, inkomstenbelasting, suppletie omzetbelasting. Daar hoort een kolom Maand bij: per klant wordt vooraf vastgelegd in welke maand het jaarwerk wordt behandeld. Kantoren die liever fijnmaziger plannen, kunnen die kolom omzetten naar weken.
Welke activiteiten in die twee lijsten staan, bepaalt het kantoor zelf.
Tijdens het inplannen is per medewerker te zien wat er gecontracteerd staat, wat er gepland is en hoeveel verlof eraf gaat. Het verschil daartussen is de ruimte die er voor het komende jaar nog is.
Inmiddels staan er meer dan 500.000 terugkerende taken ingepland in Offsoo — vrijwel allemaal het soort werk dat anders elk tijdvak opnieuw op een lijst had gemoeten.
Een cel in dat raster is geen vinkje maar een dossier. Er zit aan vast:
Die laatste is in de praktijk het verschil met een spreadsheet: wie een dossier opent, ziet niet alleen waar het staat, maar ook hoe het daar gekomen is.
Uren worden geschreven op een klant en een activiteit — beide verplicht — met optioneel een project en een omschrijving. Invoeren kan met een tijd of met een stopwatch. Naast uren kennen dezelfde schermen declaraties en ritten.
In de rapportage staan de uren met tarief, prijs en de status factureerbaar of gefactureerd, naast budgetten per klant of project. Verlof loopt mee als een eigen activiteit.
Offsoo verstuurt zelf geen facturen. Wat het wel doet: de uren compleet bijhouden, de status ervan bewaken, ze exporteren, en ze via de API of de MCP-koppeling beschikbaar stellen aan het pakket waarin wél gefactureerd wordt.
Naast de vaste planning is er een aparte takenlijst voor werk dat niet elke periode terugkomt: een nieuwe klant onboarden, een jaarrekening bespreken. Een taak heeft subtaken, labels, een looptijd met een herinnering, een prioriteitsvlag, een of meer toegewezen collega's en een koppeling aan klant en boekjaar.
Het klantdossier bevat naam en klantnummer, KvK-, btw-, OB- en IBAN-nummer, contactgegevens, notities, tags en zoekwoorden, en de periode waarin de klant klant is. Holdings en dochters staan als bedrijfsstructuur aan elkaar geknoopt.
De KvK-koppeling staat standaard aan voor alle klanten: bij het aanmaken wordt op naam in het handelsregister gezocht en worden de gegevens overgenomen, waarna ze bijgewerkt blijven.
Er zijn drie manieren om Offsoo aan iets anders te verbinden: een open API waarmee eigen software klanten, projecten, planning, uren en taken kan lezen én schrijven — met rechten per token — een MCP-koppeling die AI-assistenten alleen-lezen toegang geeft tot de omgeving, en een Simplicate-koppeling die klanten en projecten uit Simplicate synchroniseert.
Geen boekhouding, geen aangiften, geen jaarrekeningen, geen facturatie. En geen automatische herverdeling: Offsoo verplaatst bij ziekte of drukte niets uit zichzelf. Het laat zien wat er openstaat, bij wie het ligt en wie er ruimte heeft — de afweging blijft van het kantoor.
Administratie- en accountantskantoren met veel terugkerend werk, van ongeveer één tot veertig medewerkers. Het verschil is het grootst zodra er meer dan één behandelaar is: dan gaat het niet meer om onthouden wat er moet gebeuren, maar om zichtbaar maken wat er bij wie ligt.
Voor een eenmanskantoor met een overzichtelijk klantenbestand blijft een spreadsheet vaak voldoen — waar die grens ligt, staat in Offsoo vs Excel.
De proefperiode duurt 14 dagen, vraagt geen betaalgegevens en start met een gevulde demo-omgeving.
Start een gratis proefperiode, bekijk de tarieven of plan een demo.
Start vandaag met een gevulde demo-omgeving, of plan een demo met het team.
